e-Fatura ve e-Arşiv Kurulumu (Nilvera)

AtmoSpace modülleri (AtmosInvoice, AtmosTrade, AtmosRetail, AtmosService) faturayı UBL-TR olarak kendisi hazırlar ve özel entegratör Nilvera üzerinden GİB'e gönderir. Mali mühür imzasını Nilvera atar; sizin bilgisayarınızda imza programı gerekmez.

Bu rehber kurulumu baştan sona anlatır. Kurulumu bir kez yapmanız yeterli.

1. Nilvera hesabı ve başvuru

Nilvera hesabınız yoksa önce başvuru yapın:

1. Nilvera satış birimine 0850 251 40 10 numarasından ulaşın. e-Fatura / e-Arşiv başvurusu en fazla 10 dakika sürer.
2. Başvuruda e-imza işlemini tamamlayın.
3. e-imzadan sonra canlı bilgileriniz (portal girişi ve API anahtarı) size gönderilir.

2. Nilvera portalında hazırlık

Bağlantıdan önce Nilvera portalında şu ayarları yapın:

1. Seri tanımlayın. e-Fatura ve e-Arşiv için 3 karakterlik bir ön ek açın (ör. EFT ve EAR; aynı ön eki ikisinde de kullanabilirsiniz). Seri, faturanın yılı için tanımlı ve aktif olmalıdır.
2. e-Arşiv e-postasını açın. e-Arşiv faturanın alıcıya e-postayla gitmesi için portalın e-posta (mailing) ayarlarında "Gönderilen e-Arşiv fatura otomatik olarak gönderilsin" seçeneğini açın. Alıcının e-posta adresi cari kartında yazılı olmalıdır.
3. Fatura görseli. Hesap açılırken varsayılan fatura şablonları eklenir. Faturada firma logonuzun ya da kendi tasarımınızın görünmesini istiyorsanız Nilvera'dan e-Dizayn modülünü alın.
4. API anahtarını alın. Anahtarı AtmoSpace'e bir kez girersiniz; şifreli saklanır, ekranda bir daha gösterilmez.

3. AtmoSpace'te bağlantı

Bağlantıyı faturayı keseceğiniz modülde kurun:

• AtmosInvoice — e-Belge → Bağlantı sekmesinde şirketinizin kartını açın. Her şirket kendi Nilvera hesabıyla bağlanır. Numara serileri Ayarlar → Numara serileri'ndedir; AtmosInvoice numarayı fatura kesilirken verir, bu yüzden aynı ön eki Nilvera portalında da tanımlayın.
• AtmosTrade ve AtmosRetail — Entegrasyonlar → e-Fatura sekmesi.
• AtmosService — Entegrasyonlar ekranındaki Nilvera e-Fatura / e-Arşiv kartı.

Bağlantı ekranında:

1. Ortam: deneme için Test ortamı (Nilvera), gerçek faturalar için Canlı.
2. Nilvera API anahtarı: portaldan aldığınız anahtar (test ve canlı anahtarları farklıdır).
3. e-Fatura senaryosu: Temel fatura (alıcı yanıtı yok) ya da Ticari fatura (alıcı kabul / ret eder).
4. e-Fatura serisi ve e-Arşiv serisi (AtmosTrade, AtmosRetail, AtmosService): portalda tanımladığınız 3 karakterlik ön ek.
5. Fatura adresi: il, ilçe ve posta kodu.
6. İsterseniz kesilen faturaların otomatik gönderilmesini açın.
7. Kaydet ve dene: AtmoSpace anahtarı Nilvera'da dener ve sonucu gösterir (AtmosInvoice'ta Bağlan → Kaydet, ardından şirket kartındaki Bağlantıyı dene).

4. Gönderim nasıl işler?

• Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa fatura e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak gider. AtmoSpace bunu her faturada GİB kaydından kontrol eder.
• Alıcının birden fazla posta kutusu (etiket) varsa en son açılan etiket seçilir. AtmosInvoice ve AtmosTrade'de cari kartına yazdığınız etiket her zaman önceliklidir.
• Durum (kuyrukta, gönderildi, alıcıya iletildi, reddedildi) kendiliğinden izlenir; beklemeden Durumu yenile ile de sorabilirsiniz.
• Ticari faturada alıcının kabul ya da ret yanıtı beklenir; reddedilirse alıcının ret notu ayrıntıda yazar.
• Faturanın PDF'ini ve UBL-TR XML'ini ayrıntıdan indirebilirsiniz.

İptal ve iade

• e-Arşiv faturanın iptali AtmosInvoice'tan Nilvera'ya iletilir.
• e-Fatura API üzerinden iptal edilmez; iptal GİB üzerinden yapılır. Gönderilmiş e-Faturayı geri almak için genellikle iade faturası kesilir.

5. Test ortamından canlıya geçiş

1. Kurulumu önce Test ortamı (Nilvera) ile, Nilvera'nın verdiği test anahtarıyla deneyin. Test faturaları yasal değildir ve GİB'e gitmez.
2. e-imza işleminden sonra canlı API anahtarınız gelir. Nilvera tarafında ayrıca bir teknik onay ya da sertifika adımı yoktur.
3. Seriyi ve e-posta ayarını canlı portalda da yapın (test portalındaki ayarlar canlıya taşınmaz).
4. Bağlantıda Ortam'ı Canlı yapın, canlı anahtarı girip kaydedin.
5. İlk faturayı tek başına gönderip durumunu kontrol edin; sorun yoksa otomatik gönderimi açın.

6. Sık karşılaşılan hatalar

• "Seri aktif değil" / "Seri firmaya tanımlı değil" — Ön ek Nilvera portalında tanımlı ya da aktif değil. Portalda seriyi açın, bağlantıdaki ön ekin aynısı olduğunu kontrol edin.
• Seri ve belge yılı uyuşmazlığı — Yeni yılda seri, o yıl için de tanımlı olmalı.
• API anahtarı geçersiz — Ortam ile anahtar uyuşmuyor olabilir (test anahtarı canlıda, canlı anahtarı testte çalışmaz).
• e-Arşiv fatura alıcıya e-postayla gitmedi — Portalın e-posta ayarını ve cari kartındaki e-posta adresini kontrol edin.
• Fatura reddedildi — Ret nedeni ayrıntıda yazar. Bilgileri düzeltip AtmosTrade ve AtmosRetail'de Yeniden göndere, AtmosService'te faturadaki e-Fatura / e-Arşiv göndere yeniden basın. AtmosInvoice'ta reddedilen e-Fatura aynı numarayla yeniden gönderilemez: faturayı iptal edip kopyasından yeni fatura kesin.

Takıldığınız bir yer olursa Nilvera destek ya da satış birimine (0850 251 40 10) veya bize ulaşabilirsiniz.