AtmosInvoice'a Başlangıç

AtmosInvoice, küçük ve orta ölçekli işletmeler için hazırlanmış bir ön muhasebe modülüdür. Teklif verip siparişe, siparişi faturaya dönüştürür; faturayı e-Fatura ya da e-Arşiv olarak gönderir, tahsilatı faturaya bağlar, cari bakiyeleri, kasa ve bankayı, giderleri ve KDV'yi tek ekranda izlemenizi sağlar. Diğer AtmoSpace modülleriniz (ör. AtmosBeauty) faturalarını da buradan keser.

Genel Bakış ekranındaki Kurulum adımları listesi sizi sırayla yönlendirir.

1. Şirketler ve ayarlar

Şirketler ekranında faturada düzenleyen olarak görünecek şirketinizi girin: unvan, vergi dairesi, VKN (şahıs şirketinde TCKN, ad ve soyad), adres, IBAN. Birden fazla yasal işletmeniz varsa hepsini ekleyebilirsiniz; bir şirketi kısıtlı yaparsanız yalnız seçtiğiniz kullanıcılar (ör. mali müşaviriniz) görür.

Ayarlar ekranında:

• Fatura onay akışı (taslak önce onaya gider, onaylayan keser),
• Fiyatların KDV dahil olup olmadığı, varsayılan KDV oranı ve vade günü,
• Teklif geçerlilik süresi, otomatik döviz kuru (TCMB), eksi stoğa izin,
• Vadesi yaklaşan faturalar için hatırlatma günü,
• Belge alt notu ve numara serileri (şirket ve belge türü bazında; e-belgede GİB biçimi) yer alır.

2. Cari hesaplar ve ürünler

Cari Hesaplar ekranında müşteri ve tedarikçilerinizi tutun; bir kart hem müşteri hem tedarikçi olabilir. Kartta vergi bilgileri, e-posta, ödeme vadesi ve risk limiti girilir. Cari ayrıntısında ekstre (borç / alacak / bakiye), açık faturalar ve geçmiş görünür. Açılış bakiyesi ve düzeltmeler ters kayıtla yapılır; hareketler silinmez.

Ürün ve Hizmetler ekranında satış / alış fiyatı, birim, KDV oranı, istisna ve tevkifat kodu tanımlayın. Stok takipli ürünler faturayla stoktan düşer ya da stoğa girer.

3. Teklif, sipariş ve faturalar

Teklifler ekranında teklif hazırlayıp gönderin; kabul edilen teklifi tek tıkla siparişe ya da faturaya dönüştürün. Süresi geçen teklifler otomatik "süresi doldu" olur.

Satış Faturaları ekranında:

• Satır düzenleyicide ürün seçin ya da serbest satır yazın; iskonto, KDV, istisna ve tevkifat anında hesaplanır, döviz faturada kur otomatik gelir.
• Taslağı kaydedin, gerekirse onaya gönderin; onaylanan fatura kesilir ve cari hesaba işlenir.
• Kesilmiş faturayı iptal edebilir, iade faturası oluşturabilir, kopyalayabilir ve PDF alabilirsiniz.
• Ayrıntıda vergi kırılımı, belge geçmişi ve ilişkili belgeler (teklif, sipariş, iade, tahsilat) görünür.

Alış Faturaları tedarikçiden gelen faturalar içindir; gelen e-Faturayı tek tıkla alış faturasına dönüştürebilirsiniz.

Tekrarlayan Faturalar ile kira, abonelik, bakım gibi düzenli faturaları aylık / üç aylık / yıllık plana bağlayın; fatura tarihi geldiğinde otomatik oluşturulur (isterseniz otomatik kesilir).

4. e-Fatura ve e-Arşiv

e-Belge ekranında şirketinizin entegratör bağlantısını (Nilvera) kurun. Bağlantı anahtarı şifreli saklanır. Kesilen faturalar gönderilmeyi bekleyenler listesine düşer; tek tek ya da toplu gönderin (bağlantıda otomatik gönderim açıksa kendiliğinden gider). Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak gider; durum (kuyrukta, gönderildi, kabul, red) otomatik izlenir. Ayrıntıda PDF ve UBL-TR XML alabilir, reddedileni yeniden gönderebilirsiniz.

Gelen e-Faturalar sekmesinde tedarikçiden gelen XML / ZIP dosyalarını içe aktarın, inceleyin ve alış faturasına dönüştürün.

5. Tahsilat, kasa ve banka, giderler

Tahsilat ve Ödemeler ekranında müşteriden tahsilatı ya da tedarikçiye ödemeyi kaydedin ve açık faturalara dağıtın (otomatik dağıtım en eski vadeden başlar; açık bakiyeyi aşamaz). Yanlış kaydı gerekçeyle iptal edersiniz.

Kasa ve Banka ekranında kasa ve banka hesaplarınızı, hareketleri ve hesaplar arası virmanı yönetin. Banka Mutabakatı ekranında banka ekstresini (Excel / CSV) içe aktarıp hareketleri tahsilat, ödeme ya da giderle eşleştirin; banka hareketi kendiliğinden gelir sayılmaz.

Giderler ekranında fatura dışı giderleri (kira, kırtasiye, yakıt) kategori, KDV ve ödeme hesabıyla girin.

Vade Analizi açık alacak ve borçları vade dilimlerine (vadesi gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90, 90+ gün) ayırır.

6. Raporlar ve Atmos AI

Genel Bakış bu ayın satış, tahsilat, gider ve açık alacak göstergelerini, yapılacaklar listesini, vadesi geçen ve yaklaşan faturaları gösterir. Vadesi yaklaşan bir faturada Hatırlat ile müşteriye IBAN'lı ödeme hatırlatması gönderebilirsiniz; ayarlardaki gün geldiğinde hatırlatma otomatik de gider.

Raporlar ekranında satış (müşteri, ürün, aylık), KDV (hesaplanan / indirilecek, oran kırılımı, tevkifat), kâr-zarar (satış, alış maliyeti, gider) ve nakit akışı raporları yer alır; tümü Excel'e aktarılabilir.

Atmos AI'a "Bu ay ne kadar satış yaptık?", "Vadesi geçen faturalar hangileri?", "Deniz Ltd.'nin bakiyesi ne?", "Danışmanlık hizmetinden 2 saatlik fatura taslağı hazırla" gibi sorular sorabilirsiniz. Fatura taslağı, tahsilat ve hatırlatma gibi işlemlerde Atmos AI önce onayınızı ister; resmî gönderimi (kesme / e-belge) siz yaparsınız.

İş akışlarında günlük özet, vadesi geçenler, vadesi yaklaşanlar ve satış raporu adımlarını kullanarak örneğin her pazartesi finans ekibine açık alacak listesi gönderebilirsiniz.

7. Entegrasyon

Entegrasyon ekranı (yönetici):

• API anahtarı: e-ticaret siteniz, ERP'niz ya da kendi yazılımınız /api/invoice/v1 uçlarına X-Api-Key başlığıyla erişir. Anahtara yalnız gereken izinleri verin: cari okuma / yazma, ürün okuma, fatura okuma ve PDF, satış faturası taslağı açma, tahsilat kaydı, raporlar. Taslak açarken Idempotency-Key başlığı gönderin; aynı anahtarla gelen ikinci istek yeni taslak açmaz. API faturayı kesmez; taslağı Satış Faturaları ekranında kontrol edip kesersiniz.
• Webhook: fatura kesildi / iptal edildi, tahsilat, onay, teklif durumu, e-belge durumu ve gelen alış faturası olaylarında adresinize imzalı bildirim (POST, JSON) gönderilir. İmzayı X-AtmoSpace-Signature başlığıyla doğrulayın: HMAC-SHA256(sır, "zaman damgası.gövde"). Teslim edilemeyen bildirimler artan aralıklarla 8 kez denenir; Teslimatlar penceresinde geçmişi görür, Deneme bildirimi gönderebilirsiniz.

Diğer modüllerden fatura: AtmosBeauty'de satış ayrıntısındaki Fatura taslağı aç düğmesi, satışın müşterisi ve satırlarıyla (KDV dahil, iade edilen adetler düşülerek) AtmosInvoice'ta satış faturası taslağı açar. Aynı satış ikinci kez taslak açmaz; düğme Fatura olarak taslağa götürür. Bunun için aynı hesapta AtmosInvoice lisansınız ve fatura oluşturma yetkiniz olmalıdır. Satışın ödemesi AtmosBeauty kasasında alındığından, fatura kesildikten sonra tahsilatı AtmosInvoice'ta da kaydedin.

8. Denetim kaydı

Denetim Kaydı ekranı (yönetici) ayar, şirket, e-belge bağlantısı, API anahtarı ve webhook değişikliklerini; tahsilat ve gider iptallerini, cari düzeltmelerini, kasa / banka hesap değişikliklerini kim, ne zaman, ne yaptı bilgisiyle listeler. Alana, tarihe ya da açıklamaya göre süzebilirsiniz. Her belgenin kendi geçmişi belge ayrıntısındadır.

Roller

• Şirket yöneticisi: Tüm şirketler ve işlemler, ayarlar, kullanıcılar, entegrasyonlar, denetim kaydı ve raporlar
• Finans yöneticisi: Fatura onayı ve kesme, iptal / iade, tahsilat, kasa ve banka, gider ve finans raporları
• Muhasebe personeli: Cari, ürün, fatura taslağı, alış faturası, gider ve tahsilat / ödeme kaydı
• Satış personeli: Müşteri kartı, teklif, sipariş ve satış faturası taslağı
• Mali müşavir: Yetkili olduğu şirketlerde belge ve rapor erişimi, Excel'e aktarma (salt okunur; kullanıcı sayısından düşmez)
• Salt okunur: İzin verilen kayıtları ve raporları yalnız görüntüler